Vấn đề lớn nhất của ngày rằm không phải là làm được nhiều bánh mà là không biết cần làm bao nhiêu. Đơn đặt trước giải quyết đúng chuyện đó: mỗi đơn chốt là một con số chắc chắn, và khi phần lớn lượng đã chắc thì việc đặt nguyên liệu trở nên dễ. Nhưng đơn đặt trước cũng là chỗ dễ vỡ nhất, vì nó cộng thêm một loại việc mới vào đúng buổi sáng đang đông nhất. Cách nhận và cách xếp giờ vì vậy quan trọng hơn việc có bao nhiêu đơn.
Thông tin bắt buộc phải hỏi
Số lượng và loại nhân của từng chiếc. Hai thông tin cơ bản.
Giờ khách lấy hoặc giờ giao. Đây là thông tin quan trọng nhất.
Tên và số điện thoại. Để gọi nếu có việc.
Ăn tại chỗ hay mang đi. Ảnh hưởng cách gói.
Có ăn hành tỏi hay không. Câu bắt buộc với hàng chay.
Có dị ứng gì không. Nhất là đậu phộng.
Mức cay muốn. Ghi bằng số vạch.
Có bỏ rau gì không. Nhiều người không ăn ngò rí.
Gói riêng rau và đồ chua không. Nếu khách ăn muộn.
Giao tới đâu nếu là đơn giao. Địa chỉ đầy đủ.
Ghi hết vào một quyển sổ theo giờ. Không ghi rời từng tờ.
Đọc lại đơn cho khách nghe để xác nhận. Bước ba mươi giây tránh được sai cả đơn.
Câu hỏi về hành tỏi là câu mà hàng bánh mì mặn không cần hỏi nhưng hàng chay thì bắt buộc. Quên hỏi rồi làm nhân có hành cho khách chay trường là đơn đó bỏ và khách đó mất.
Ghi rõ những gì khách không ăn bằng chữ to. Phần cần bỏ quan trọng hơn phần cần thêm, vì thêm thiếu thì khách nhắc còn cho sai thì họ không ăn được.
Chốt đơn và đặt cọc
Chốt đơn muộn nhất là tối trước. Sau đó không nhận thêm.
Nói rõ hạn chốt cho khách biết. Ghi lên bảng.
Đơn nhận sau hạn thì không tính vào kế hoạch nguyên liệu. Chỉ làm nếu còn hàng.
Đơn dưới mười chiếc thì không cần cọc. Thủ tục nhiều hơn giá trị.
Đơn trên hai mươi chiếc thì nên cọc. Rủi ro đáng kể.
Cọc khoảng ba mươi phần trăm là mức hợp lý. Đủ để khách nghiêm túc.
Nói lý do cọc một cách rõ ràng và nhẹ nhàng. Khách hiểu được.
Không cọc thì phải gọi xác nhận vào tối trước. Bước thay thế.
Gọi xác nhận cũng là cách nhắc khách. Nhiều người quên.
Ghi số đơn đã chốt vào tổng kế hoạch. Rồi cộng phần bán lẻ dự kiến.
Đơn chốt thường chiếm ba mươi tới năm mươi phần trăm lượng ngày rằm. Phần còn lại là khách ghé.
Đừng nhận đơn nhiều tới mức không còn hàng cho khách ghé. Khách ghé là khách mới.
Cân bằng giữa đơn chốt và hàng bán lẻ là quyết định phải làm chủ động. Đơn chốt chắc chắn hơn nhưng khách ghé là nguồn khách quen tương lai, nên để dành ít nhất một nửa lượng cho họ.
Ghi rõ trên bảng là nhận đơn trước tới hết ngày mười bốn. Nói trước thì khách tự sắp, còn để họ gọi vào sáng rằm thì bạn phải từ chối và đó là trải nghiệm không hay.
Xếp giờ giao
Đây là phần quyết định buổi sáng có vỡ hay không. Quan trọng hơn cả số lượng.
Chia buổi sáng thành các khung ba mươi phút. Mỗi khung một số lượng tối đa.
Tính số chiếc ráp được trong ba mươi phút. Rồi lấy đó làm giới hạn.
Một người ráp được khoảng ba mươi chiếc trong ba mươi phút nếu đã chuẩn bị xong. Con số để tham khảo, phải tự đo.
Không nhận quá giới hạn cho một khung. Dời khách sang khung khác.
Nói với khách là khung đó đã đủ, mời chọn khung khác. Cách nói đơn giản và khách chấp nhận.
Chừa một khung trống giữa buổi. Để xử lý việc phát sinh.
Khung sớm nhất nên ít đơn hơn. Lúc đó còn đang bày quầy.
Đơn lớn thì xếp vào khung vắng. Không xếp vào giờ cao điểm.
Đơn giao xa thì gom thành một chuyến. Không đi lẻ từng đơn.
Ghi danh sách theo giờ và dán trước mặt. Nhìn là biết đang ở đâu.
Gạch từng đơn khi xong. Không bỏ sót.
Xếp giờ là công cụ mạnh nhất mà một hàng nhỏ có trong tay vào ngày cao điểm. Cùng một lượng đơn, xếp đều ra thì làm được thoải mái còn dồn vào một giờ thì không cách nào kịp.
Đừng để khách tự chọn giờ mà không giới hạn. Ai cũng chọn bảy giờ, và lúc đó bạn nhận ba mươi đơn cho một khung mà chỉ làm được mười.
Khi khách không tới
Đây là chuyện sẽ xảy ra, phải tính trước. Không phải tai nạn bất thường.
Gọi cho khách sau mười lăm phút quá giờ. Nhắc nhẹ.
Giữ đơn thêm ba mươi phút. Sau đó bán cho khách khác.
Nói rõ chính sách này khi nhận đơn. Khách biết trước thì không phàn nàn.
Đơn đã có cọc thì giữ lâu hơn. Và cọc không hoàn nếu khách không tới.
Nói rõ điều đó lúc nhận cọc. Bằng lời, nhẹ nhàng.
Bánh của đơn không tới thì bán lẻ được ngay. Ngày rằm thì không lo tồn.
Nhưng nếu đơn đó có yêu cầu riêng thì khó bán. Ví dụ bỏ rau hoặc không hành tỏi.
Vì vậy đơn có yêu cầu riêng thì làm sát giờ. Đừng làm sớm.
Ghi lại khách nào không tới. Lần sau yêu cầu cọc.
Đừng nhắc lại chuyện cũ với khách. Chỉ yêu cầu cọc một cách bình thường.
Tỷ lệ khách không tới thường rất thấp nếu đã gọi xác nhận. Cuộc gọi tối trước là biện pháp hiệu quả nhất.
Cách giảm rủi ro tốt nhất không phải là cọc mà là cuộc gọi xác nhận tối trước. Nó vừa nhắc khách vừa cho bạn cơ hội điều chỉnh nếu họ đổi ý, và nó không làm khách cảm thấy bị nghi ngờ.
Với đơn lớn thì làm cả hai. Cọc và gọi xác nhận, vì một đơn năm mươi chiếc không tới thì nó phá cả buổi.
Ghi chép và cải thiện dần
Giữ lại sổ đơn của mọi ngày rằm. Đó là dữ liệu.
Đếm tỷ lệ đơn chốt so với tổng bán. Con số này ổn định dần.
Đếm số đơn mỗi khung giờ. Biết khung nào đông.
Đếm số lần phải dời khung. Nếu nhiều thì giới hạn đang sai.
Ghi loại nhân nào được đặt nhiều nhất. Điều chỉnh lượng chuẩn bị.
Ghi số đơn có yêu cầu riêng. Nếu nhiều thì nên có món riêng trên bảng.
Ghi số khách hỏi món không hành tỏi. Tín hiệu về tệp khách.
Ghi giờ hết hàng nếu có. Điều chỉnh lượng tháng sau.
Ghi lại việc gì bị dồn và bị chậm. Đó là chỗ cần tổ chức lại.
Sau ba ngày rằm thì việc chuẩn bị thành quy trình. Không còn phải nghĩ nhiều.
Sau sáu ngày rằm thì có thể tăng lượng lên. Vì đã biết mình kham được bao nhiêu.
Tăng lượng từng bước chứ đừng nhảy. Mỗi lần thêm hai mươi phần trăm.
Ngày rằm là ngày kiểm tra toàn bộ cách tổ chức của một hàng bánh mì chay. Ngày thường thì mọi sai sót đều được thời gian che, còn ngày rằm thì mỗi chỗ chưa chuẩn bị đều hiện ra.
Coi mỗi ngày rằm là một lần tập cho lần sau. Sau một năm là mười hai lần tập, và lúc đó bạn có thể nhận lượng đơn mà tháng đầu bạn không dám nghĩ tới.
